WAS DARF DER BETRIEBSPRÜFER EIGENTLICH?
Betriebsprüfungen sind für Sie als Klient, als auch für uns als Steuerberater eine Herausforderung. In den letzten Jahren hat sich die Tonart und auch die Vorgehensweise mancher Betriebsprüfer verschärft und daher ist es auch für Sie als Unternehmer wichtig zu wissen wie weit ein Betriebsprüfer gehen darf.
Aus diesem Grund hat auch die Kammer der Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder einen Leitfaden erstellt. Wir möchten Ihnen in der Folge einige Bereiche näher erläutern:
Ankündigung einer Betriebsprüfung (BP)
In welcher Form hat die Ankündigung einer Betriebsprüfung zu erfolgen?
Ab der Ankündigung einer BP ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nur noch bei Entrichtung von Abgabenerhöhungen von bis zu 30 % möglich. Daher kommt der Ankündigung eine erhebliche Bedeutung zu. Der Gesetzeswortlaut besagt, dass eine BP eine Woche vorher anzukündigen ist. Es ist allerdings nicht festgelegt, ob die Ankündigung beim Abgabepflichtigen oder beim steuerlichen Vertreter zu erfolgen hat. Bei schriftlicher Ankündigung und bestehender Zustellbevollmächtigung ist die Ankündigung erst wirksam, wenn sie dem steuerlichen Vertreter zukommt.
Wenn sie den Prüfungsauftrag selbst entgegennehmen und unterschreiben, kann die Abgabenbehörde davon ausgehen, dass Sie die Zustellungsvollmacht für das BP-Verfahren relativieren und somit die Ankündigung rechtswirksam ist und die Prüfung beginnt.
Wir bitten Sie daher bereits bei telefonischer Ankündigung einer Betriebsprüfung den Prüfer umgehend an uns zu verweisen und auf die aufrechte Zustell- und Vertretungsvollmacht hinzuweisen!
Hat die Betriebsprüfung mit der Ankündigung bereits begonnen? Wie lange kann man noch eine Selbstanzeige machen?
Bei vorsätzlich begangenen Finanzvergehen muss eine strafbefreiende Selbstanzeige anlässlich einer BP (oder auch Nachschau) spätestens bei Beginn der Amtshandlung erstattet werden. Dies gilt jedoch nur für Abgabenansprüche, die auch vom Prüfungsauftrag erfasst sind (Abgabenart und Abgabenzeitraum). Für andere Abgabenarten und –zeiträume gilt die Sperrwirkung somit nicht.
Eine BP beginnt noch nicht mit ihrer Ankündigung. Eine BP beginnt erst dann, wenn sowohl der Prüfungsauftrag zugestellt als auch die erste Prüfungshandlung gesetzt wurde. Die erste Amtshandlung wird hierbei in der Regel die Anforderung von Unterlagen sein. Eine Selbstanzeige ist daher jedenfalls noch zulässig, wenn lediglich eine Anforderung von Unterlagen (etwa telefonisch oder per E-Mail) erfolgte, jedoch der Prüfungsauftrag noch nicht zugestellt bzw. persönlich übergeben wurde.
In besonderen Fällen kann auch eine Selbstanzeige nach Beginn einer BP strafbefreiende oder zumindest strafmindernde Wirkung haben.
Kann eine Prüfung auch unangekündigt stattfinden?
Eine Ankündigung kann nur unterbleiben, wenn dadurch der Prüfzweck vereitelt werden würde. Dies ist nur dann der Fall wenn konkrete Hinweise Aufgrund einer Anzeige bestehen, dass Buchhaltungsunterlagen oder sonstige Beweismittel manipuliert oder beiseite geschafft werden sollen.
Tritt ein Prüfer bei Ihnen unangekündigt auf und möchte mit der Prüfung ohne weitere Begründung sofort beginnen, sollten Sie dem Prüfer keine Unterlagen übergeben und auf die Ankündigungsfrist von mindestens einer Woche verweisen.
Besteht ein Anspruch auf Verschiebung des Prüfungsbeginns?
Der Prüfer hat auf berücksichtigungswürdige Gründe bezüglich einer Verschiebung des Prüfungsbeginns Rücksicht zu nehmen.
Derartige berücksichtigungswürdige interne Gründe sind gegeben, wenn für die Prüfungsdurchführung erforderliche Personen (Mitarbeiter des Rechnungswesens beim Klienten, der Abgabepflichtige selbst oder der steuerliche Vertreter) urlaubsbedingt oder krankheitsbedingt nicht anwesend sind. Auch vorbereitungsbedingte Verzögerungen (Bereitstellen umfangreicherer Unterlagen, Programmierung von Leseberechtigungen für den Prüfer, Erstellung von Gruppenorganigrammen) oder organisatorische Gründe sind zu berücksichtigen; so sind saisonal bedingte Spitzenauslastungen, etwa die Hochsaison in Tourismusbetrieben oder Auslastungen aufgrund von Bilanzierungsarbeiten berücksichtigungswürdige Gründe.
Die Grenze wird sicherlich dort zu ziehen sein, wo die begründete Vermutung naheliegt, dass die durch die Verschiebung gewonnene Zeit der Sanierung von Mängeln dienen soll.
Prüfungsauftrag, Gegenzeichnung und Entscheidung über eine etwaige Selbstanzeige
Für welche Zeiträume darf eine Nachschau/Betriebsprüfung angesetzt werden?
Standardmäßig werden BPs für die letzten drei veranlagten bzw. erklärten Abgabenzeiträume angesetzt; im Bedarfsfall werden die Prüfungszeiträume maximal auf alle noch nicht verjährten Zeiträume ausgeweitet.
Die Nachschau dient der Überprüfung bestimmter abgabenrechtlich bedeutsamer Sachverhalte, die ein Betreten und Besichtigen von Grundstücken, Gebäuden und Betrieben sowie die Einsichtnahme in Bücher, Aufzeichnungen und sonstige für die Abgabenerhebung maßgebliche Unterlagen erforderlich machen.
Die Nachschau dient eher der äußerlichen Kontrolle. Die zu erforschenden Sachverhalte sind etwa, ob Anlagegüter, für die eine AfA geltend gemacht wird, tatsächlich vorhanden sind; das Ausmaß der beruflichen oder privaten Nutzung einer Wohnung oder die Nutzungsdauer einer Maschine.
Ist es zulässig, dass ein Prüfer den Prüfungsauftrag per E-Mail sendet bzw persönlich an der Empfangsstelle des Abgabepflichtigen ohne weitere Rücksprache abgibt und wieder geht?
Der zu Beginn einer BP zwingend vorzuweisende Prüfungsauftrag muss schriftlich ergehen und stellt einen Bescheid dar. Der Prüfungsauftrag ist „vorzuweisen“, also persönlich vom prüfenden Organ zu übergeben. Wurde von Ihnen ein steuerlicher Vertreter bestellt muss der Prüfungsauftrag Ihrem bevollmächtigten Vertreter vorgewiesen werden. Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie auch noch die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige, andernfalls könnten Sie durch gesetzeswidrige Amtshandlungen der Abgabenbehörde um Ihr Recht auf Erstattung einer strafbefreienden Selbstanzeige gebracht werden.
Die Übermittlung eines Prüfungsauftrags an Sie per E-Mail kann keine Rechtswirkungen entfalten, da E-Mails weder dem gesetzlichen Erfordernis des „Vorweisens“ entsprechen, noch eine zulässige Zustellungsart nach den allgemeinen Abgabenverfahrensvorschriften darstellen. Ein per E-Mail zugestellter Prüfungsauftrag wäre daher nichtig; ebenso wie die Übermittlung in einer anderen gesetzlich nicht vorgesehenen Form.
Hinweis:
Bitte kontaktieren Sie uns sofort wenn ein Betriebsprüfer unangemeldet vor Ihrer Türe steht, Sie eine Nachricht von der Finanzverwaltung über eine bevorstehende BP per Telefon, Mail oder Fax bekommen und unterschreiben Sie den Prüfungsauftrag nur im Beisein Ihres Steuerberaters. Wir stehen Ihnen immer im Fall einer BP mit Rat und Tat zur Seite!
Vorlagepflichtige Unterlagen und Aussagen von Zeugen und Auskunftspersonen
Besteht eine Verpflichtung, Originalunterlagen an die Abgabenbehörde herauszugeben, oder ist es ausreichend wenn eine Einsichtnahme zugelassen wird? Sind übergebene Originalunterlagen seitens der Behörde wieder herauszugeben? Was passiert mit elektronischen Datenträgern, die dem Prüfer übergeben wurden?
Nach dem Gesetz ist die Einsichtnahme in Bücher und Aufzeichnungen auf Verlangen des Abgabepflichtigen tunlichst in zur Verfügung gestellten Räumen vorzunehmen. Es besteht daher keine Verpflichtung, Originalunterlagen an die Abgabenbehörde herauszugeben. Auch in der digitalen Welt besteht keine Verpflichtung Originalunterlagen herauszugeben. Darunter versteht man zum Beispiel die Zurverfügungstellung von Leserechten für Datenbanken oder für Systemprogramme. Es muss nur die dauerhafte Wiedergabe der digitalen Daten von einem Datenträger gewährleistet sein.
Praktisch hat sich die Zurverfügungstellung auf digitalen Datenträgern vielfach durchgesetzt. Die Originalunterlagen müssen an den Abgabepflichtigen wieder zurückgestellt werden.
Kann die Vorlage von Unterlagen gegenüber der BP verweigert werden, wenn diese bereits in einer parallel geführten GPLA vorgelegt wurden oder einer anderen Abgabenbehörde übermittelt wurden?
Liegen Unterlagen bereits im Verfügungsbereich der Finanzverwaltung, müssen diese nicht noch einmal übermittelt werden. Die in einem Verfahren offengelegten Unterlagen gelten auch gegenüber den anderen zuständigen Behörden als offengelegt; allerdings kann die Nichtvorlage von Unterlagen Verdachtsmomente erzeugen.
Dürfen Unterlagen betreffend Zeiträume verlangt werden, die bereits geprüft wurden?
Grundsätzlich gilt ein "Wiederholungsprüfungsverbot". Zu Einzelsachverhalten dürfen aber auch noch Unterlagen angefordert werden, die bereits geprüfte Zeiträume betreffen. Dies kann entweder im Zuge eines Auskunftsersuchens nach § 143 BAO erfolgen, das einem "Wiederholungsprüfungsverbot" nicht entgegensteht, oder jahresübergreifende Sachverhalte betreffen, die auch in den aktuellen Betriebsprüfungszeitraum hineinreichen und somit vom aktuellen Prüfungsauftrag gedeckt sind.
Hinweis:
Bitte bewahren Sie Ihre Unterlagen auch nach abgeschlossener Betriebsprüfung sorgsam auf, damit Sie diese - falls notwendig - vorweisen können.
Inwieweit muss der Prüfer auf Ressourcenengpässe beim Klienten Rücksicht, bezüglich Fristsetzung/-verlängerung bei angeforderten Unterlagen, nehmen?
Wie schon bei Beginn der Betriebsprüfung muss der Betriebsprüfer auch bei Durchführung der Betriebsprüfung auf persönliche und geschäftliche Umstände der Geprüften Rücksicht nehmen. Berücksichtigungswürdige Gründe sind die Abwesenheit von erforderlichen Personen (zB Urlaub, Krankenstand) oder vorbereitungsbedingte Verzögerungen (zB Bereitstellen umfangreicher Unterlagen) sowie organisatorische und auch branchenbedingte Gründe (zB saisonal bedingte Spitzenauslastungen).
Hinweis:
Geben Sie uns rechtzeitig Bescheid, wenn Sie oder andere in die Betriebsprüfung involvierte Personen auf Urlaub oder krank sind oder wenn Sie mehr Zeit für die Vorbereitung der Unterlagen benötigen, damit wir uns rechtzeitig mit dem Betriebsprüfer in Verbindung setzen können.
Auswahl des Ortes zur physischen Durchführung der Prüfung
Darf man darauf bestehen, dass der Prüfer in der Kanzlei des steuerlichen Vertreters und nicht direkt im Unternehmen prüft?
Die Betriebsprüfer werden dazu angehalten, die Prüfung in den Betriebsräumlichkeiten des Abgabepflichtigen durchführen. Nur wenn dies nicht zweckmäßig, nicht möglich oder nicht zumutbar ist soll die Prüfung in den Räumlichkeiten des steuerlichen Vertreters durchgeführt werden. Dies ist gesetzlich nicht verankert. Es besteht zwar der Anspruch, die Betriebsräumlichkeiten zu besichtigen und dem Betriebsprüfer ist zur Durchführung der Amtshandlungen ein geeigneter Raum zur Verfügung zu stellen; allerdings besteht kein Anspruch auf Durchsicht der übergebenen Unterlagen in den Betriebsräumlichkeiten des Abgabepflichtigen. Dem Anspruch auf einen geeigneten Raum kann auch die Bereitstellung eines Besprechungszimmers beim steuerlichen Vertreter entsprochen werden.
Hinweis:
Bitte besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater gleich bei der Ankündigung der Betriebsprüfung ob Sie einen geeigneten Raum haben, den Sie dem Betriebsprüfer zur Verfügung stellen können oder ob die Durchsicht der Unterlagen wenn möglich in den Kanzleiräumlichkeiten stattfinden soll.
Welche örtliche Ausstattung muss dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden? Ist der Prüfer zu verpflegen?
Der Abgabepflichtige muss dem Betriebsprüfer einen Raum für die Durchführung der Außenprüfung zur Verfügung stellen. Dies sollte ein Büroraum mit Schreibtisch, Stromversorgung und Heizung, in dem ein längeres Arbeiten zumutbar ist, sein. Eine Verpflichtung den Prüfer zu verpflegen besteht nicht, dies könnte im größeren Maße sogar unzulässig sein. Ein kleiner Imbiss im Rahmen der Schlussbesprechung ist in der Regel in Ordnung.
Kommunikation mit dem Betriebsprüfer
Entstehen Nachteile, wenn man dem Prüfer angeforderte Unterlagen per E-Mail schickt?
E-Mails in denen Rechte geltend gemacht werden oder Pflichten erfüllt werden, entfalten grundsätzlich keine Wirkung. Das heißt, die Abgabenbehörde braucht sie nicht zu beachten und auch nicht zu beantworten.
In E-Mails vorgebrachte Beweismittel sind jedoch zu berücksichtigen.
Hat der Prüfer das Recht, Informationen unmittelbar vom Abgabepflichtigen selbst einzuholen, oder kann der steuerliche Vertreter zwischengeschaltet werden?
Jeder Abgabepflichtige kann sich, sofern nicht seine persönliche Befragung ausdrücklich gefordert wird, vertreten lassen. In der Praxis wird er aufgrund der Vertretungs- und Zustellvollmacht regelmäßig auch im Betriebsprüfungsverfahren von seinem Steuerberater vertreten und sämtliche behördlichen Erledigungen müssen an den Parteienvertreter ergehen. Der Betriebsprüfer wird daher vorwiegend vom (steuerlichen) Vertreter die notwendigen Informationen einholen.
Die Abgabenbehörde kann sich nur dann direkt an den Abgabepflichtigen wenden, wenn bestimmte Fragen wegen besonderer Vertrautheit mit dem Sachverhalt nur vom Abgabepflichtigen beantwortet werden können. In einem solchen Fall darf jedoch der berufsmäßige Parteienvertreter keinesfalls von der Befragung ausgeschlossen werden.
Hinweis:
Falls sich der Betriebsprüfer direkt an Sie wendet, können Sie es ablehnen Auskünfte, ohne Rücksprache mit Ihrem steuerlichen Vertreter, zu geben. Kontaktieren Sie uns in so einem Fall sofort, damit wir gemeinsam die weitere Vorgehensweise besprechen können.
Hat der Prüfer einen Anspruch, jederzeit Mitarbeiter des Abgabepflichtigen ohne Anwesenheit des steuerlichen Vertreters zu befragen?
Im Allgemeinen ist zunächst – also bevor Mitarbeiter als Auskunftspersonen befragt werden – der Abgabepflichtige zu befragen. Falls die Befragungen des Abgabepflichtigen selbst nicht zum Ziel führen oder keinen Erfolg versprechen, sind Dritte zu befragen.
Die Auskunftspflicht trifft jeden, weshalb es dem Prüfer grundsätzlich zusteht, auch Mitarbeiter des Unternehmens zu befragen. Mitarbeiter können sich bei einer Einvernahme entschlagen, das heißt die Aussage verweigern, und sie können ebenfalls die Anwesenheit des steuerlichen Vertreters fordern.
Abgabenrelevante Informationen, die vom Prüfer in inoffiziellen Gesprächen erlangt werden, unterliegen keinem Beweisverwertungsverbot und können im Abgabenverfahren daher auch gegen den Abgabepflichtigen verwendet werden. Allerdings ist der Prüfer verpflichtet, genau zu dokumentieren, unter welchen Umständen er zu den jeweiligen Informationen gelangt ist. Darüber hinaus muss der Prüfer das Gespräch in einem Aktenvermerk festhalten.
Hinweis:
Um inoffiziellen Informationskanälen zwischen Prüfern und Mitarbeitern vorzubeugen, sollten wir Ihre Mitarbeiter vor Beginn einer Betriebsprüfung über ihre Rechte informieren und sie dazu anhalten, den Prüfer höflich an die verantwortliche Stelle (Steuerberater) zu verweisen.
Sind verdeckte Ermittlungen zulässig?
Stellt diese Vorgehensweise ein geplantes Handeln des Prüfers dar, werden regelmäßig schwere Verstöße gegen Verfahrensvorschriften vorliegen.
Wahrnehmungen, die ein Prüfer in seiner Freizeit macht und verwertet, sind grundsätzlich nicht rechtswidrig, wenn diese ordnungsgemäß dokumentiert und Ihnen zugänglich gemacht werden. Unangekündigte Beobachtungen in öffentlich zugänglichen Betriebsbereichen sind ebenfalls nicht unzulässig.
Wenn ein Prüfers als „Agent Provocateur“ auftritt, um beim Abgabepflichtigen kriminelle Energien hervorzurufen, ist die Grenze zur Rechtswidrigkeit überschritten.
Darüber hinaus unterliegen aus verdeckten Ermittlungen resultierende Beweise, selbst wenn sie fundamentale Rechte des Abgabepflichtigen und Pflichten der Abgabenbehörden zu Einvernahmen verletzen, grundsätzlich keinem abgabenverfahrensrechtlichen Beweisverwertungsverbot; ein solches ist in Abgabensachen nur auf absolute Ausnahmefälle beschränkt.