Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich ergibt sich aus dem Gesetz eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist (beginnend ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres). Dies umfasst nicht nur Belege und die Buchhaltung bzw. Bilanz, sondern weitere grundlegende Geschäftsunterlagen (wie z.B. Geschäftsbriefe, Inventur) und Grundauszeichnungen (wie Inventurlisten, Kalender, etc.). Beachtet werden muss, dass sämtliche Aufzeichnungen iZm mit der elektronischen Registrierkasse (wie z.B. Startbeleg, Monatsbeleg, Datenerfassungsprotokoll, etc.) ebenfalls der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Ist ein Verfahren anhängig (z.B. Betriebsprüfung, Beschwerde), sind die Unterlagen solange aufzubewahren, bis dieses abgeschlossen ist, auch wenn die allgemeine Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen sein sollte.

Belege betreffend Grundstücke (das Steuerrecht impliziert unter Grundstücke ebenfalls Gebäude, Wohnungen, etc.) sind gemäß UStG zumindest zwölf (alte Rechtslage) bzw. zweiundzwanzig Jahre (neue Rechtslage) aufzubewahren. Seit der Einführung der Immo-ESt sind Belege über Grundstücke sogar lebenslang aufzubewahren, damit bei einem allfälligen Verkauf die Immo-ESt berechnet werden kann.

Fehlende Unterlagen führen zu einer Schätzungsbefugnis seitens der Finanzverwaltung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Unterlagen ohne Sanktion vernichtet werden.

Tipp:
Wir empfehlen dennoch, keineswegs Unterlagen zu vernichten, die möglicherweise für eine Beweisführung wichtig sein könnten (z.B. Nachweis für Eigentumsrechte, entlastende Unterlagen, etc.).

Zusätzlich möchten wir Sie auf die Problematik hinweisen, dass Kassenbelege oftmals in Form von „Thermobelegen“ erstellt werden, welche mit der Zeit verblassen. Kann das Gedruckte bei einer Betriebsprüfung nicht mehr entziffert werden, geht dies daher zu Ihren Lasten! Wir raten daher dazu, derartige „Thermobelege“ zu kopieren und/oder elektronisch zu archivieren. Die Finanzverwaltung erlaubt eine elektronische Archivierung, sofern eine jederzeitige, unveränderbare, inhaltsgetreue Wiedergabe möglich ist.